Od dwóch lat niemal każda oferta automatyzacji ma w nazwie „AI”. Dla firmy, która chce uporządkować raporty czy obieg dokumentów, to raczej kłopot niż pomoc. Trudno ocenić, za co się płaci, i łatwo kupić model językowy tam, gdzie wystarczyłoby kilkadziesiąt linijek zwykłego kodu. Warto więc znać prostą zasadę, której trzymają się praktycy.
Kod liczy, model czyta i pisze
Model językowy jest świetny w dwóch rzeczach. Rozumie tekst, który nie ma stałej formy, i pisze tekst dla człowieka. Jest natomiast zbędny, a czasem wręcz ryzykowny, tam, gdzie trzeba coś policzyć, porównać albo przenieść bez zmian. Kod robi to szybciej, taniej i zawsze tak samo.
W praktyce podział wygląda tak. Pobranie danych z ERP, CRM czy arkusza, przeliczenie sum, marż i odchyleń od planu oraz wykrycie zdublowanego dokumentu to zadania dla kodu, bo dane mają strukturę, a wynik musi się zgadzać co do grosza. Odczyt skanu, zdjęcia paragonu czy faktury PDF od zagranicznego dostawcy, zrozumienie maila od klienta i krótki komentarz do raportu dla zarządu to zadania dla modelu, bo tekst za każdym razem wygląda inaczej albo ma go przeczytać człowiek. Decyzja, czy wydatek jest kosztem albo czy uznać reklamację, zostaje przy człowieku, bo odpowiedzialność nie przechodzi na system.
Raport sprzedaży
W zautomatyzowanym raporcie pobranie danych z ERP, połączenie ich z arkuszami handlowców i przeliczenie wyników robi zwykły kod. Model językowy dopisuje tylko na końcu kilka zdań w rodzaju „sprzedaż w regionie Południe wzrosła o 12% tydzień do tygodnia, głównie dzięki kampanii X”. Liczby liczy kod, słowa pisze model. Dzięki temu nie ma ryzyka, że model wymyśli wynik.
Faktury i dokumenty kosztowe
Faktura, która przychodzi jako ustrukturyzowane dane, nie potrzebuje sztucznej inteligencji, bo pola wystarczy przenieść. Model przydaje się dopiero przy dokumentach, które są obrazem, czyli skanie, zdjęciu paragonu albo fakturze PDF od zagranicznego dostawcy. Ale nawet wtedy tylko przepisuje. To, czy NIP istnieje w Wykazie podatników VAT, czy netto plus VAT daje brutto i czy dokument nie wpłynął już wcześniej, sprawdza kod. Tak działa automatyzacja faktur i dokumentów kosztowych, którą buduje gdyńska firma MALINSKI.AI.
Taki podział daje dobrą dokładność. W narzędziu do dokumentów spoza systemu e-faktur, którego MALINSKI.AI używa we własnej firmie, na zestawie 10 prawdziwych dokumentów odczytano poprawnie 132 ze 132 pól, a odczyt jednego dokumentu kosztuje poniżej 10 groszy. Model przepisuje, reguły decydują, a człowiek zatwierdza jednym kliknięciem.
Maile, które są zleceniami
Tu model jest niezastąpiony. Wiadomość „prześlijcie poprawiony cennik do piątku” trzeba zrozumieć, czyli ustalić, co jest do zrobienia, na kiedy i dla kogo. Model zamienia taki mail w uporządkowane dane, takie jak tytuł, termin i priorytet, a zwykły kod, na przykład w n8n, zakłada z nich zadanie w systemie projektowym. Nawet tu obowiązuje ostrożność. Gdy termin jest niejasny, zadanie czeka na potwierdzenie przez człowieka.
Trzy pytania do wykonawcy przed zakupem
Które kroki robi model, a które zwykły kod? Jeśli odpowiedź brzmi „wszystko robi AI”, to sygnał ostrzegawczy.
Co się dzieje, gdy model się pomyli? Dobre rozwiązanie ma kontrole w kodzie i kolejkę wyjątków dla człowieka.
Ile kosztuje jedno wywołanie modelu przy moim wolumenie? Przy sensownym podziale to zwykle grosze na dokument, a nie złotówki.
Dłuższe wyjaśnienie, czym jest automatyzacja AI i jak ją wdrożyć, wraz z przykładami z polskich firm, opublikowała gdyńska MALINSKI.AI. Na jej stronie są też koszty takich wdrożeń, które przy integracji z ERP albo CRM zaczynają się od 8 000 zł.
